Confidentialité

LOCHER EVERS INTERNATIONAL (« LEI »)

Politique concernant les renseignements personnels et autres renseignements confidentiels

I. INTRODUCTION

L'objet de cette politique est d'identifier les types de renseignements confidentiels recueillis par LEI, qu'il s'agisse de renseignements personnels des employés ou de renseignements commerciaux des clients. La politique identifie les objectifs pour lesquels ces renseignements sont recueillis, leurs utilisations potentielles, et la mesure dans laquelle ils peuvent être divulgués à des tiers. Cette politique décrit également la sécurité appropriée pour chaque type de renseignements détenus et la durée pour laquelle ces renseignements seront conservés. Finalement, elle décrit la façon dont une personne ou un client peut consulter les renseignements que nous détenons à son sujet, et peut, en cas d'insatisfaction concernant ces renseignements ou ces politiques, présenter une plainte à un individu désigné. LEI reconnaît sa responsabilité concernant les renseignements personnels recueillis et conservés. Ces procédures visent à assurer que les renseignements personnels reçoivent les protections requises par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et le code modèle de l'Association canadienne de normalisation sur la protection des renseignements personnels qu'elle incorpore, ci-après « la Loi ». Quand des renseignements sont personnels, nous recueillons, utilisons et divulguons en général les renseignements dans les limites énoncées dans la Loi. Parce qu'il existe certaines différences de base concernant la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements des clients, des tierces parties et des employés, nous traitons ces types de renseignements séparément.

II. RENSEIGNEMENTS DES CLIENTS

En tant que membre de l'ATIC et de la SCCD, LEI doit préserver la stricte confidentialité de tous les renseignements acquis au cours de la relation concernant l'entreprise et les affaires d'un client. Au niveau le plus général, nous recueillons des renseignements :

  • Pour établir et maintenir le contact client-fournisseur, et
  • Pour les fins qui sont nécessaires en raison de la nature de notre engagement. 

A. Renseignements recueillis pour établir et maintenir le contact client. Aux fins de l'établissement et du maintien du contact client, nous recevons des coordonnées incluant l'adresse, les numéros de téléphone et de télécopieur et les adresses courriel de l'entreprise. Dans certains cas, et quand le client offre ces renseignements, nous recueillons des coordonnées additionnelles. Nous considérons que les renseignements concernent les activités de l'entreprise et ne constituent pas des renseignements personnels, mais nous préservons tout de même leur confidentialité tel qu'énoncé dans ce mémorandum de politique. Ces renseignements sont utilisés aux fins du maintien du contact client, incluant les activités de marketing direct. Ils ne sont pas divulgués à des tiers, sauf dans la mesure où ceci serait nécessaire aux fins d'un engagement particulier. Ces renseignements ne sont en aucun cas vendus ou transférés à des tiers contre rétribution. LEI conserve ces données sur un serveur protégé par mot de passe. Les renseignements sont conservés pour une période indéterminée. Nous demandons aux clients désirant poursuivre leurs contacts avec nous de nous fournir des renseignements mis à jour lorsque nécessaire. Nous nous engageons à corriger nos dossiers dans un délai raisonnable après avoir reçu ces renseignements mis à jour. Tout client désirant faire supprimer des renseignements de nos dossiers peut demander une telle suppression, et nous nous plierons à de telles demandes dans un délai raisonnable.

B. Renseignements recueillis pour les fins qui sont nécessaires en raison de la nature de l'engagement de LEI. Nous recueillons des renseignements concernant les clients à des fins qui varient en fonction de la nature de notre engagement. Comme énoncé précédemment, nous considérons que ces renseignements concernent les activités commerciales et ne constituent pas des renseignements personnels, mais nous préservons tout de même leur confidentialité tel qu'énoncé dans ce mémorandum de politique. Nous recueillons des adresses et autres coordonnées nécessaires pour rester en contact avec le client ou le représentant du client afin d'obtenir des renseignements liés à notre engagement, fournir des services, et envoyer des factures. Dans certains cas, nous recueillons des renseignements liés au statut financier des clients à des fins reliées à l'engagement. De tels renseignements peuvent être divulgués à de tierces parties au besoin pour atteindre l'objectif de l'engagement ou comme requis par la loi. Ces renseignements sont conservés dans des dossiers confidentiels et ne seront pas utilisés à des fins autres que celles reliées à l'engagement. Ces renseignements sont conservés pour une période d'au moins six ans après l'achèvement de l'engagement dans le cadre duquel ils ont été recueillis.

III. RENSEIGNEMENTS DES TIERS (FOURNISSEURS)

Nous recueillons des renseignements concernant les fournisseurs qui ont des contacts pertinents pour notre entreprise. Dans certains cas, nous sommes tenus de recueillir des renseignements concernant l'état financier de tels fournisseurs à des fins reliées à l'engagement. De tels renseignements sont divulgués à d'autres tiers au besoin pour atteindre l'objectif de la caution ou comme requis par la loi. Ces renseignements sont conservés dans des dossiers confidentiels et ne sont pas utilisés à des fins autres que celles reliées à la caution. Ces renseignements sont conservés pour une période d'au moins six ans après l'achèvement de la caution dans le cadre de laquelle ils ont été recueillis.

IV. RENSEIGNEMENTS DES EMPLOYÉS

Nous conservons des renseignements aux fins d'administration du personnel et les renseignements qui sont requis par les autorités gouvernementales aux fins d'impôt ou de sécurité et par les fournisseurs d'avantages sociaux dans le cadre des plans d'avantages sociaux administrés par la firme pour ses partenaires et employés de temps à autre. Nous conservons ces renseignements indéfiniment.

A. Administration du personnel. Dans le cadre des demandes d'emploi, nous recueillons des renseignements sur les candidats. Ceci comprend les coordonnées, des renseignements pertinents concernant l'éducation et l'expérience professionnelle, et des renseignements concernant l'historique pour des questions de sécurité. Nous conservons normalement ces renseignements après qu'une décision ait été prise, sauf dans le cas où un candidat non retenu nous demande de ne pas le faire. Nous recueillons des renseignements concernant l'historique professionnel des employés jusqu'à la date d'embauche. Au cours de l'emploi, nous recueillons et conservons des évaluations périodiques du travail, des données sur la présence et des dossiers concernant l'historique de rétribution. Nous recueillons et conservons également les coordonnées des proches. Ces renseignements sont utilisés pour les communications employeur-employé et dans le cadre de notre évaluation continue des exigences concernant le personnel et des évaluations de rendement. Ces renseignements sont conservés dans des dossiers sécurisés auxquels seuls des employés administratifs désignés ont accès. Nous ne vendons et ne transférons pas ces renseignements à de tierces parties contre rétribution. Concernant les personnes qui ont quitté l'emploi de la firme, nous nous réservons le droit de fournir ces renseignements à des employeurs potentiels à la demande, uniquement aux fins d'aider ces employeurs dans leur évaluation d'une candidature.

B. Autorités gouvernementales aux fins d'impôt et de sécurité. Dans le cadre de nos obligations en vertu des lois fiscales, nous recueillons des renseignements personnels concernant les employés, incluant l'adresse actuelle, la date de naissance et le numéro d'assurance sociale. Nous sommes assujettis à des lois, à la fois canadiennes et étrangères, régissant la sécurité des cargaisons qui nous forcent à mener des vérifications des antécédents des personnes que nous embauchons. Nous demandons aux personnes que nous pourrions embaucher d'autoriser de telles vérifications d'antécédents. Nous utilisons et divulguons ces renseignements pour les fins spécifiées par la loi. Ils sont conservés dans des dossiers sécurisés auxquels seuls des employés dûment autorisés ont accès.

C. Régimes d'avantages sociaux. Dans le cadre de l'administration des régimes d'avantages médicaux pour les employés, nous recueillons des renseignements personnels incluant l'adresse actuelle, la date de naissance, le numéro d'assurance sociale et le statut matrimonial. Nous recueillons également certains renseignements personnels liés aux personnes à charge des partenaires et employés. Ces renseignements sont utilisés aux fins d'administration des régimes. Ils sont conservés dans des dossiers sécurisés auxquels seul le personnel administratif principal a accès.

V. ADMINISTRATION DE LA POLITIQUE SUR LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET PLAINTES

Un agent de LEI, comme désigné de temps à autre par la direction, sera responsable de s'assurer que cette politique est appliquée. Toute personne peut, à la demande et avec un préavis raisonnable, consulter cette politique et demander l'accès aux renseignements personnels que nous détenons à son sujet. Conformément aux commentaires ci-dessous concernant les restrictions au droit d'accès, des renseignements résumés sont disponibles à la demande. Les demandes plus détaillées, qui engendrent des frais d'archive ou autres frais de récupération, peuvent être assujetties au paiement de frais et dépenses raisonnables. Toute personne a le droit de demander toute correction qu'elle juge appropriée. Le droit d'une personne de demander l'accès à des renseignements n'est cependant pas absolu. Nous pouvons refuser l'accès dans les cas où le refus est requis pas la loi, où les renseignements en question concernent des procédures judiciaires en cours ou anticipées, où accorder un droit d'accès aurait pour résultat une intrusion déraisonnable au droit à la vie privée d'autres personnes, où accorder un droit d'accès nuirait à des négociations en cours et où la demande est futile ou vexatoire. En première instance, toute question ou demande d'accès devrait être envoyée à Norman Kam de notre bureau de Vancouver. Toute personne non satisfaite de la réponse reçue à la suite d'une demande d'accès est en droit de se plaindre davantage en remplissant un avis auprès de Richard Payn, indiquant ce par rapport à quoi elle est insatisfaite, qu'il s'agisse d'un détail de cette politique ou de la réponse à toute demande de correction des renseignements personnels détenus.